「自分にしかできない仕事」ってあると思いますか？
- 自分にしかできない仕事があって、休みたいときに休めない
- 残業が多いけど、他にできる人がいない
- 頼られている感じがして、心地いい
- その人にしかできない仕事を任されている人にあこがれる！
悩む方・あこがれる方もいるかと思いますが、「自分にしかできない仕事」は自分にとっても会社にとってもマイナス面が多くあります。
特定の人にしか業務のやり方がわからない状態になることを「属人化」と言います。
この記事では次ようなことを書いています。
- なぜ属人化がダメなのか
- 属人化を解消するメリット・方法
属人化を解消することで、今より仕事を楽にして、スキルアップやプライベートを充実させることができるようになります。
ぜひ最後までお付き合いください！
自分にしかできない仕事が生まれる理由
そもそも、なぜ「属人化」という現象が起きてしまうのでしょうか。
自分にしかできない仕事が生まれてしまう理由は、大きく3つあります。
人手不足
最も多い理由が人手不足です。
人手が足りていないと、社員のほとんどが自分の仕事で精一杯になってしまいがち。
その結果、自分の仕事を他の人に共有する時間が取れず、属人化が進んでしまいます。
人手不足の場合、次のような対策が必要になります。
- 新規採用
- 人事異動
- 離職率を下げる（社員の満足度を上げるなど）
これらはすべて会社の責任であり、社員が背負うべきものではありませんが、人手不足の影響を最も受けるのは社員です。
なんとか仕事を終わらせるために頑張る社員が多いため、仕事はそれなりに回っていくでしょう。
しかし、「今、仕事が回っているならOK」と人手不足の解消に向けて会社が動かなければ、属人化はどんどん進んでいきます。
承認欲求が強い
自分にしかできない仕事があると、特別な存在になれたような気になります。
周囲に認められている環境が心地よくなり、頼られることがうれしいと感じるため、他の人に仕事を渡さない人もいます。
いわゆる「お局様」にも、仕事を部下や後輩に渡さない人がいますよね。
こういった承認欲求が強く、「自分しかできない仕事がある状況」を心地よく感じる人が仕事を握りしめてしまうと、属人化が進む原因になります。
組織側の認識不足
1人しかわからない業務があることに、上司が気づいていないこともあります。
「現状回っているからOK」と思っている可能性がありますが、業務が回って、いつでも休める状況にならないと「OK」ではありません！
また属人化に気づいていても、「君が休まなければ大丈夫だよ」と当然のように言う上司もいます。
その人が出社できなくなったときのリスク管理ができていない会社では、もはや当たり前のように属人化が起きているのではないでしょうか。
属人化がダメな理由
うにこの業務ができる人、自分以外にいないよ…
このように思っている時期がわたしにもありました。
ですが、本当に自分しかできないのでしょうか？
わたしたちは他に代わりのいない天才科学者でも大物芸能人でもありません。
数多くいる凡人会社員の一人。
つまり“その仕事”は他の人でも、共有さえすればできる仕事なのです。
ちょっと冷たい表現になってしまいましたが、それだけ自分ひとりで気負いすぎなくてもいいということです。
属人化が進んでしまうと、次のようなことが起こる可能性があります。
ミスに気づけない
他に業務を知っている人がいなければ、チェック体制を整えることができません。
そのため、ミスが起きても誰も気づかず、ミスの責任を負わされる可能性もあります。
大きなミスをしたときに起こることとして、次のようなことがあげられます。
- 取引先に損害を与えてしまう
- 会社の経営に影響が出てしまう
- 個人情報の漏えい
- 社員に損害を与えてしまう
このように大きな影響が出たとき、自分一人に責任を問われてしまうと、今後の生活やキャリアにまで影響が出てしまうかもしれません。
一人で業務をやるということは、それだけ危険を伴います。
不正が起こる原因になる
ミスに気づかないことと同じように、チェック体制が整えられないため、不正に気づくこともできません。
「経理担当女性が〇億円を横領し、ブランド品を買い込んでいた！」
こんなニュースもたまに見かけますよね。
内容を見ると「経理業務を1人で担当していたため、誰も気づかなかった」と書かれていることも…
会社にとっては、不正を起こされる危険性が。
業務担当者にとっては、疑惑をかけられる可能性があります。
どちらにとってもデメリットしかありません。
一人の負担が大きくなる
二人以上でやるような量の仕事が来ても、自分しかわからない仕事であれば、一人でやらなければなりません。
所定の勤務時間では時間が足りず、残業や休日出勤をせざるを得ない状況になってしまいます。
こうして一人への負担が大きくなっていってしまいます。
これでは非常に効率が悪いですよね。
その人がいなくなったとき、業務が機能しない
明日もその人が元気に出勤する保障なんて、どこにもありません。
事故に遭うかもしれない、病気で倒れるかもしれない。
そんなときに「業務が機能しなくなる」なんてことは、一番起きてはなりません。
業務が機能しないことで、取引先に迷惑をかけたり、売上が落ちて他の従業員の給与などに影響が出たりする可能性があるからです。
業務が機能しなくなってしまうことは、属人化の最も大きな欠点と言えます。
自分にしかできない仕事をなくす方法
属人化は、自分以外の人でもその仕事ができるような「仕組み」ができていないだけです。
仕組みさえ作ってしまえば解決します。
そして、「自分にしかできない仕事がある」ということのほとんどは、個人の思い込みです。
- 休めない
- 残業が多い
- 転職できない
現状は上記のことが起こっているかもしれません。
しかし、会社や組織との連携は必要になることもありますが、行動すれば変わります。
自分しかできない仕事は、自分の首を絞めてしまうので、今すぐ属人化を解消しましょう！
わたしも自分にしかできない仕事をなくしている最中ですが、かなり楽になりました！
この調子で進めればすべてなくなり、業務の効率化・休みやすい環境づくり・ミス防止のチェック体制づくりを達成することができると確信しています。
３ステップで紹介しますので、ぜひ実践してみてください！
ステップ1：上司に直談判
頭の上のウニえー…無理！
諦めないでください！
直属の上司がダメなら、さらに上の人に直談判しましょう！
- 休みづらい
- チェック体制ができていない
- 効率が悪い
このように、現状では何がダメなのか伝えましょう。
うに会社のためにも、具体的にこの業務は○○するといいと思います
「自分が休めないから」などの個人の理由よりも、会社にとってメリットであることを訴える方が効果的です。
自分と会社、双方にとっていいことしかないので自信を持って大丈夫です。
もし誰に言っても通じないのであれば、転職も視野に入れて考えることをおすすめします。
頭の上のウニブラック企業の可能性もあるからね…
ステップ2：業務の見直し
今やっている業務はすべて、必要なものなのか見直してみましょう
見直しでやることは次の3つです。
簡素化
複雑な業務は、可能な限り簡単にできるようにしましょう。
特に、「何のためにやっているのか、わからない業務」の見直しは最優先！
必要な作業だけ行うように変えていきましょう。
他の部署とも連携して、減らしていくと効率的です。
自動化
そのつど手動でしている仕事は、自動化できないか検討してみましょう。
- 新しいソフト・機械などの導入
- Excelフォーマットの作成
- 外注
経費の問題もあるので上司との相談が必要ですが、自動化は人件費の削減にもつながります。
そのため、長い目でみるとメリットが大きい場合が結構あります。
Excelを使う仕事が多い方へ
仕事でExcelを使う機会が多い人は、Excel関数などを使って自動化することで大きな時短に。
Excelフォーマットを一度作ってしまえば、その後の仕事の手間をかなり省くことができます。
Excel関数を初心者向けに書いた記事もあるので、気になる方は参考にしてみてください。
頭の上のウニ一からExcel関数を勉強する時間がないよ…
うにそんな方に向けて、
ココナラでExcelフォーマット作成の依頼を受け付けています！
「こんなことできるかな？」といった軽い相談もOK！
気になる方は、お気軽にご相談ください♪
廃止
やらなくてもいい業務は、思い切ってやめるのも一つの手です！
- その業務は本当に必要？
- 何のためにやっている業務？
これらを考えて、不要と判断できればスパッとやめてしまいましょう。
他の部署でやってもらえる業務があれば、負担になりすぎない範囲で頼ることで、効率もよくなりますよ。
ステップ3：マニュアル化・後輩育成
自分しかできない仕事をなくす上で、最も大切なのは「自分以外の人もその仕事ができる状態」にすることです。
そのような状態にするために、自分の仕事は周りの人に共有しておきましょう。
共有する手段は大きく2つです。
マニュアル化
他の人でも業務ができるようにマニュアルを作っておくと、休みやすくもなりますよね。
うにわたしが休んだときは、これを見てやってください！
引継ぎにも役立つため、時間をみつけてマニュアルを作ってみましょう。
マニュアル作りのポイントは次の2つです。
- 大まかな流れを簡単に書く
- 補足や例外はメモしておく
補足などの細かいことまで同じところに書いてしまうと、業務の流れがわかりづらくなってしまいます。
業務の流れと補足を書く場所を分けることで、スッキリとした、誰でも見やすいマニュアルを作ることができます。
ぜひ試してみてください。
後輩育成
最重要ポイントであり、もっとも時間がかかるところです。
後輩に限らず、先輩を巻き込んでも構いません。
最初は大変ですが、業務をできる人が増えればだんだん楽になってきますよ。
自分しかわからないことを全部、教えてしまいましょう！
目指すべき仕事の在り方
「自分しかできない仕事」があることでモチベーションになったり、やりがいを感じたりしている方もいると思います。
ですが、デメリットが大きすぎる以上、なくした方がいいのは事実です。
- 休みにくい
- 効率が悪い
- リスク管理ができない
頭の上のウニモチベーションが上がらなくて、
やりがいも感じなくなるよ
そんな方は、誰でもできるけど「あなたに」やってほしいと言われるようにスキルアップを目指してみると、より楽しくやりがいを持って仕事に取り組めるようになりますよ。
自分にしかできない仕事を減らしてできた時間で、業務についてより詳しく勉強してみたり、新たな分野に挑戦して「さまざまなことに精通している人材」を目指してみたり。
スキルアップの方法はいくらでもあります。
また仕事を後輩に引き継ぐことで「社員育成」の業務にたずさわることになるので、これもスキルアップのひとつと捉えることができます。
自分の「市場価値」を上げるためにも、「自分にしかできない仕事」を減らしてスキルアップの時間を作ってみませんか？
自分しかできない仕事より、休むことを優先しよう
仕事において、自分ひとりで気負い過ぎる必要はありません。
「自分にしかできない仕事があるから休めない」と思っていた時期に高熱で４日間休みましたが、なんとかなりました。
「休む自分が悪い」のではなく、「回らない組織が悪い」のです。
わたしたちは機械じゃなくて、人間です。
ずっと動き続けることは不可能なので休むのは当然で、“仕事＜プライベート”が基本ととらえるようにしましょう。
楽しく仕事できる環境で働くと、プライベートも充実しやすくなりますよ！
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